PRIVATLIVSPOLITIK FOR ODSHERREDS EFTERSKOLE

Opdateret maj 2025

Odsherreds Efterskole cvr.nr.: 70 08 73 16 er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig, og vi sørger for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

KONTAKTOPLYSNINGER

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Adelers Alle 127,
4540 Fårevejle
oe@oepost.dk
59 65 31 83

DATASIKKERHED

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsstyring, kryptering, backup og interne retningslinjer for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, tab eller sletning. Vi gennemgår løbende vores sikkerhedsforanstaltninger og dataprocesser.

KATEGORIER OG FORMÅL MED PERSONOPLYSNINGER

Vi behandler:

• Identifikationsoplysninger (navn, adresse, kontaktinfo, fødselsdato)
• Følsomme oplysninger (helbred, støttebehov, religion m.v.) – kun hvis nødvendigt
• Oplysninger ved kontakt, venteliste, rekruttering, tilmelding m.v.
• Oplysninger om besøg på hjemmeside og interaktioner på sociale medier

Formål:

• At drive skole og opfylde undervisningsmæssige og administrative forpligtelser
• At kommunikere med elever, forældre og samarbejdspartnere
• At håndtere tilmeldinger, venteliste og rekruttering
• At informere og markedsføre skolen via hjemmeside og sociale medier

Intern forældrekontakt via SkolePlan:

Som led i det daglige samarbejde mellem forældre tilbyder vi mulighed for intern kommunikation gennem skolens digitale platform, SkolePlan. Denne kontakt foregår via et lukket beskedsystem, hvor kun navne vises – ikke e-mailadresser eller andre kontaktoplysninger. Systemet er kun tilgængeligt for relevante brugere (elever, forældre og ansatte), og anvendes udelukkende med det formål at understøtte praktisk kommunikation og koordinering omkring elevens skolegang.

Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

Behandlingsgrundlag

Vi anvender følgende grundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra c: Retlig forpligtelse (fx Friskoleloven)
• Artikel 6, stk. 1, litra e: Opgave i samfundets interesse (undervisning)
• Artikel 6, stk. 1, litra a: Samtykke (f.eks. billeder til markedsføring)
• Artikel 9, stk. 2, litra a/f: Udtrykkeligt samtykke eller fastlæggelse af retskrav (ved følsomme data)

Samtykke anvendes kun, hvor relevant, og kan til enhver tid trækkes tilbage.

HJEMMESIDEBESØGENDE OG COOKIES

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi oplysninger som:

• IP-adresse
• Tekniske oplysninger om din browser og enhed
• Din adfærd på siden (f.eks. hvilke sider du besøger)
• Oplysninger du afgiver via kontaktformularer (navn, e-mail, telefonnummer, årgang og køn)

Formål:

• At sikre hjemmesidens tekniske funktion
• At analysere trafik og brugsmønstre
• At besvare henvendelser

Behandlingsgrundlag:

• Samtykke til cookies (artikel 6, stk. 1, litra a)
• Legitim interesse ved nødvendige tekniske cookies og kontaktformularer (artikel 6, stk. 1, litra f)

Cookies:

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din enhed. Vi anvender både nødvendige og statistiske/marketingcookies. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via vores cookiebanner.

Opbevaring:

Cookies opbevares i varierende perioder afhængigt af deres funktion. Kontaktformularoplysninger slettes, når henvendelsen er afsluttet og ikke længere relevant.

SOCIALE MEDIER OG BILLEDER

Når du interagerer med os på sociale medier (f.eks. Facebook, Instagram), behandler vi:

• Dit navn og profiloplysninger
• Likes, kommentarer og beskeder

Formål:

• At informere og skabe kontakt med interessenter
• At markedsføre skolens aktiviteter og værdier

Behandlingsgrundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)

Fælles dataansvar:

Vi er fælles dataansvarlige med Meta (Facebook/Instagram) for visse behandlinger. Se aftalen her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Billeder:

• Harmløse billeder offentliggøres med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).
• Billeder anvendt til markedsføring eller hvor enkelte elever er i fokus offentliggøres kun med samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a).

Ret til indsigelse eller tilbagetrækning af samtykke:

Du kan til enhver tid anmode om at få fjernet et billede eller trække dit samtykke tilbage. Vi følger Datatilsynets tjekliste ved brug af billeder og video.

VENTELISTE OG TILMELDING

Ved tilmelding til venteliste behandler vi:

• Navn, adresse, kontaktinfo, ønsket linje, køn og årgang

Formål:

• Administration af tilmeldinger

Behandlingsgrundlag:

• Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f)

Oplysninger slettes ved afslutningen af skoleåret eller hvis det er nødvendigt i henhold til lovgivning, medmindre du optages.

KONTAKT OG SERVICEHENVENDELSER

Når du kontakter os, behandler vi dine kontaktoplysninger og indholdet af din henvendelse.

Formål:

• At kunne yde service og svar

Grundlag:

• Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f)

Korrespondance slettes, når den ikke længere er relevant.

REKRUTTERING

Hvis du søger en stilling ved os, behandler vi de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Du bør ikke inkludere dit CPR-nummer, medmindre det er nødvendigt.

Formål:

• Vurdering af dine kvalifikationer og egnethed i forhold til en ledig stilling.

Behandlingsgrundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)
• Artikel 6, stk. 1, litra b (kontraktforhold, hvis ansættelse indgås)
• Artikel 9, stk. 2, litra f (retskrav) ved eventuel behandling af følsomme oplysninger
• Artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) hvis vi ønsker at gemme din ansøgning i længere tid

Referencer:

Hvis vi indhenter referencer, vil dette ske med dit samtykke eller som led i vores legitime interesse i at sikre korrekt rekruttering.

CPR-nummer og børneattest:

Hvis du afgiver CPR-nummer, vil vi kun behandle det, hvis det er nødvendigt i forhold til et retskrav, jf. databeskyttelseslovens § 11. Ved ansættelse kræves der indhentelse af børneattest i henhold til gældende lovgivning.

Følsomme oplysninger:

Hvis du sender helbredsoplysninger eller andre følsomme data, behandles de kun, hvis det er nødvendigt og relevant for rekrutteringsformålet.

Opbevaring:

• Ansøgninger slettes senest 6 måneder efter rekrutteringsforløbet, medmindre andet er aftalt
• Uopfordrede ansøgninger slettes også efter 6 måneder
• Hvis vi ønsker at gemme oplysningerne længere, indhentes særskilt samtykke

Oplysningspligt:

Du vil få information om, hvilke personoplysninger vi har brug for, og konsekvenserne af ikke at give dem – fx i forhold til udarbejdelse af ansættelseskontrakt (jf. ansættelsesbevisloven) eller oplysninger i henhold til helbredsoplysningsloven.

ANSATTE OG ANSÆTTELSESFORHOLD

I forbindelse med ansættelse og den daglige administration af medarbejdere behandler vi følgende personoplysninger:

Kategorier af oplysninger:

• Identifikationsoplysninger (navn, adresse, kontaktoplysninger, fødselsdato, CPR-nummer)
• Ansættelsesoplysninger (stillingsbetegnelse, lønforhold, pensionsforhold, kontrakt, ansættelsesdato og evt. fratrædelsesdato)
• Økonomiske oplysninger (kontonummer, skattekort, indkomstoplysninger)
• Fraværs- og sygefraværsregistrering (evt. helbredsoplysninger ved længerevarende sygdom)
• Oplysninger om MUS og personalemæssige forhold
• IT- og systemoplysninger (login-data, brug af mailsystemer og adgangsrettigheder)
• Billeder til intern kommunikation og personalelister (kun med samtykke ved ekstern brug)

Formål:

• At kunne administrere ansættelsesforholdet.
• At udbetale løn og overholde arbejdsgiverforpligtelser
• At håndtere fravær og sygdom i overensstemmelse med lovgivning
• At dokumentere og udvikle medarbejdernes trivsel og performance
• At sikre drift og IT-sikkerhed på arbejdspladsen

Behandlingsgrundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra b (nødvendig for opfyldelse af ansættelseskontrakt)
• Artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse, fx løn, skat og regnskab)
• Artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse, fx intern kommunikation)
• Artikel 9, stk. 2, litra b/h (helbredsoplysninger ved sygdom eller arbejdsmiljø)

Opbevaring:

• Oplysninger slettes senest 5 år efter fratrædelse, medmindre andet følger af bogførings- eller anden lovgivning.
• Helbredsoplysninger slettes hurtigst muligt og senest ved fratrædelse, medmindre de er nødvendige i forbindelse med retskrav.

Samtykke:

• Ved offentliggørelse af medarbejderfotos, udtalelser m.m. indhenter vi samtykke.
• Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.

LEVERANDØRER OG SAMARBEJDSPARTNERE

Når vi samarbejder med leverandører eller indgår kontrakter, behandler vi oplysninger om kontaktpersoner:

• Navn
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Stillingsbetegnelse

Formål:

• At opfylde aftaler og sikre effektiv kommunikation

Behandlingsgrundlag:

• Artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt)
• Artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)

Opbevaring:

Oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige. Faktura- og regnskabsdata opbevares i henhold til bogføringsloven i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører.

Databehandlere og selvstændige modtagere:

Vi sikrer, at databehandlere alene handler efter instruks og har indgået en databehandleraftale. Selvstændige modtagere som banker, rejsebureauer eller myndigheder modtager kun data ved lovkrav eller konkret behov.

Vi benytter også cloud-baserede systemer og skoleplatforme, hvor der foreligger databehandleraftaler.

VIDEREGIVELSE OG TREDJELANDE

Vi videregiver oplysninger til:

• Myndigheder (fx Undervisningsministeriet)
• IT-leverandører med databehandleraftaler
• Databehandlere i tredjelande, fx USA, kun med passende sikkerhedsforanstaltninger (standardkontrakter eller Data Privacy Framework, jf. artikel 45/46)

DINE RETTIGHEDER

Som registreret har du følgende rettigheder:

• Indsigt: Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig.
• Berigtigelse: Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger.
• Sletning: Du har i visse tilfælde ret til at få dine oplysninger slettet, hvis de ikke længere er nødvendige.
• Begrænsning: Du kan få behandlingen begrænset, fx hvis oplysningerne er forkerte.
• Dataportabilitet: Du kan bede om at få dine oplysninger udleveret i et læsbart format.
• Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesse.

Gratis og rettidig behandling:

Vi behandler dine anmodninger uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt gratis. Kun hvis anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven, kan vi opkræve gebyr eller afslå den (jf. artikel 12, stk. 5).

Samtykke:

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandling, der er sket før tilbagetrækningen.

KLAGE

Du har ret til at klage til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Tlf.: 33 19 32 00

www.datatilsynet.dk

Denne politik opdateres løbende. Seneste opdatering: maj 2025.